Newsletter-Modul (Teil 3): E-Mail-Adressen aus anderen Modulen synchronisieren

Sie möchten einen Newsletter für eine Veranstaltung an alle angemeldeten Personen schicken? Oder soll der Kirchengemeinderat Informationen in Form eines schön gestalteten Mailings erhalten? Mit der "Synchronisierung" können Sie Mail-Adressen aus dem Personen-Modul, aus eingegangenen Formularen oder von Terminanmeldungen in einer Empfängerliste weiterverwenden. Wie Sie das machen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mit wenigen Klicks eine Synchronisierung herstellen

Das Newslettermodul verfügt über eine Synchronisierungsfunktion, mit dem sich Daten aus dem Formulargenerator, dem Personen-Modul oder aus Terminanmeldungen mit wenigen Mausklicks in einer Ihrer Empfängerlisten verwenden lassen. So geht's:
  • Rufen Sie zunächst eine Empfängerliste auf oder legen Sie eine neue Empfängerliste an, in der Sie Daten aus einem der o.g. Module synchronisieren wollen.
  • Klicken Sie auf den Button "Synchronisierungen".
    Screenshot vom Backend LUKAS von der Synchronisierung der Newsletter-Abonnenten
  • Vergeben Sie einen Namen für die Synchronisierung (z.B. "Die Kirchengemeinderäte"), geben Sie diese frei und wählen Sie dann die gewünschte Datenquelle. Zur Auswahl stehen
    • Formulare
    • Personen
    • Terminanmeldungen.
  • Treffen Sie nun die weiteren Einstellungen:
    • entweder das gewünschte Formular,
    • den Personen-Nutzungsbereich und die gewünschte Kategorie oder
    • die Veranstaltung / den Termin, dessen Anmeldungen synchronisiert werden sollen.
  • Zuletzt definieren das Ablaufdatum. Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Weiteres (siehe Abschnitt Datenschutzvorgaben unten) und nicht unbegrenzt verwendet werden. Das Ablaufdatum als Pflichtangabe soll Sie sensibilisieren, diese Daten nur für den Zeitrahmen des spezifischen Anwendungsfalls zu verwenden. Ist das Ablaufdatum erreicht, werden die Daten aus der Empfängerliste automatisch entfernt.

Immer auf dem aktuellen Stand

Die Synchronisierung bietet Vorteile: Änderungen an der Quelle Ihrer Daten werden direkt in der synchronisierten Empfängerliste berücksichtigt!
Beispiel: Im Personen-Modul wird E-Mail-Adresse geändert oder zu einer Veranstaltung gibt es eine neue Anmeldung. Die Empfängerliste des Newsletters aktualisiert sich sofort mit, sie ist immer auf dem aktuellen Stand.
Übrigens können Sie für jede Empfängerliste mehrere Synchronisierungen einrichten, also mehrere Quellen "anzapfen".

Bitte Datenschutzvorgaben berücksichtigen!

Auch wenn sich E-Mail-Adressen bereits in Ihrem LUKAS-Mandanten befinden: Ohne explizite Zustimmung der Empfängerinnen und Empfänger dürfen Sie diese Adressen nicht für den Newsletterversand nutzen!
Bei Fragen zu spezifischen Anwendungsfällen bei der Verwendung bereits gespeicherter E-Mail-Adressen melden Sie sich bitte bei Ihrer / Ihrem Datenschutzbeauftragten.
 
Wenn Sie Fragen zur Bedienung haben, wenden Sie sich gerne per E-Mail  (support@eki-musterhausen.de) oder telefonisch (0781 60572-60) an den LUKAS-Support.
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